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电子档案管理系统介绍
1、产品概述
1.1、应用范围
在发展迅猛的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业适应这一形势的必然选择，企、事业单位按照国家的数字档案馆（室）建设指南进行档案信息化建设已成为业内的最佳实践。翰海博瑞数字档案馆系统以档案资源数字化、业务信息化、服务知识化为目标，运用现代信息技术固化档案工作业务流程，为不同规模的企、事业单位提供了电子档案或其他数字资源的“收集、管理、保存、利用”智能化解决方案。
1.2、产品优势及特点
相对于传统档案厂商以实现传统载体档案数字化管理为主、电子文件管理为辅的各类产品，翰海博瑞档案产品则是以电子文件归档和电子档案管理为主、传统载体档案管理为辅，符合国家《数字档案馆（室）建设指南》、《电子档案管理系统基本功能要求》、《电子文件归档和电子档案管理指南》要求，确保符合政府、事业、企业单位各类资源管理的需求（规范、整合、共享），同时运用云计算、大数据、人工智能等先进技术，实现档案的智能化管理和应用，更加符合未来的发展方向。
1) 基于企业内容管理平台开发，提供强大的基础架构及内容服务功能
翰海博瑞数字档案馆系统基于国际先进的企业内容管理平台（ECM）平台进行开发的，满足各种规模与场景下的政府机关和集团化的部署：包括集群架构、分区域架构、联邦架构、混合云架构。同时要支持P级的分布式对象存储并实现冷温热分层、自我恢复。同时支持10亿级海量小文件的极速寻址。目前底层架构基于微服务和容器化的云原生（Cloud Native）技术实现。
平台提供了强大的内容服务功能，包括提供不同格式、不同来源的统一数据存储和访问，提供添加、删除、检入、检出、下载、打印、移动、链接等文档管理功能，支持事件驱动，能够自动或手动的触发流程。实现文件分类、文件扫描识别、文档转换、文档模板、文件编码、文件关联、在线预览、导入导出、版本控制、安全控制、文件分发、定期审查、打印回收、全文检索、通知消息、订阅管理、文档评价、文档标签等功能，通过在统一内容平台，实现部门文件和项目文件的协同共享。
2) 高扩展的业务架构使系统更能适应各种业务变化
通过系统提供的业务定制功能，充分保障系统对各类档案业务的适应性、对管理内容的扩展性和对功能需求的可变性，系统从数据结构、管理方式、整理规则到归档流程等各个关键环节的可定制，可方便适应档案门类的增加、业务规则的变化、卷/件管理方式的业务需求，是适应力及生命力极强的业务系统。
系统可通过更改标准的业务定制、对单位全宗的配置以及对年度项目的设置分层次、分阶段适应档案业务和用户机构的各项变化。
3) 智能化功能大大提高了档案人员工作效率和数据价值
通过向导和配置的方式，快速完成档案平台的初始化，从建立全宗到档案库，更重要的是，各种业务一键建立，均有默认规则，数据、报表和流程，马上使用，比传统档案软件初始化大幅度缩短时间。
系统将AI关键技术机器学习、深度学习、NLP自然语言处理与大数据技术深度融合，实现了对文本与图像的智能分类、智能标签、智能OCR识别、智能抽取和生成等。通过智能OCR识别技术实现图片类文件的自动元数据著录；智能语义搜索引擎采用语义分析技术，用知识图谱融合行业领域内的知识库，通过自然语言“问答式”的语义输入，为用户提供更精准、更高效、更直观的智能检索体验；支持语音搜索、以图搜图、拼音检索、智能纠错、智能关联提示、相关搜索推荐等诸多的功能模块。
4) 开放的数据接口使系统与其它系统融合为一体
系统采用基于J2EE的“WEB/中间件/服务器”技术架构，档案业务功能通过WEB方式实现，公共服务部份采用WEB Service的方式提供，数据交换采用XML标准，基于SOA、EAI的架构方式设计开发与系统集成，使用开放总线，确保系统的扩展、维护和升级方便可行。
系统提供了多种接口，可与业务系统、基础平台的实现集成，保证各种信息系统的电子文件实时接收、实时归档，从而实现文档一体化和文件全生命周期管理；同时与基础平台统一身份认证、单点登陆、通信平台等系统的集成，实现了协同办公。
1.3、技术性能指标
1）系统客户端支持目前通用的各类操作系统环境，包括WIN7、WIN8、WIN10、WindowsServer2003或更高版本、Linux、Unix、麒麟等操作系统；
2）客户端浏览器支持目前主流浏览器（支持Firefox、CHORME、红莲花和360等）；
3）服务器端支持目前主流数据库包括SQLServer、Oracle、DB、、MySQL、达梦、神通、人大金仓等；
4）应用服务器中间支持主流Tomcat、WebLogic、Websphere、Jboss、东方通、金蝶、中创等；
5）支持对关系型数据库的文本数据以及大对象类型数据检索能力；
6）数据交换要求采用XML机制提供服务；
7）系统单实例服务支持最大并发用户500人以上；
8）百万目录数据量，检索客户端时间：≤5秒；
9）系统无故障运行时间大于5000小时；
10）系统恢复时间小于4小时。
1.4、遵循的标准规范
1) 《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）；
2) 《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）；
3) 《电子档案管理系统基本功能规定》（档办发［2017］3号）；
4) 《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）；
5) 《电子文件管理系统建设指南》（GB/T 31914-2015）；
6) 《电子档案系统通用功能要求》（GB/T39784-2021）；
7) 《信息与文献—文件管理—元数据原则》（ISO15489:2001）；
8) 《电子档案移交与接收办法》（档办发〔2012〕7号）；
9) 《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）；
10) 《数字档案馆系统测试办法》（国家档案局2018年7月）；
11) 《档案信息系统安全保护基本要求》（档办发〔2016〕1号）；
12) 《档案信息系统运行维护规范》（DA/T56-2014）；
13) 《电子文件数据归档和电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）；
14) 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；
15) 《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）；
16) 《纸质档案数字复印件光学字符识别(OCR)工作规范》 （DA/T77—2019）；
17) 《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）；
18) 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）；
19) 《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018）；
20) 《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）；
21) 《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）；
22) 《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63-2017）；
23) 《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范（征求意见稿）》（国档2020年11月）。
24) 《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）；
25) 《版式电子文件长期保存需求》（DA/T47-2009）;
26) 《基于XML电子文件封装规范》（DA/T48-2009）;
27) 《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T 57-2014）;
28) 《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T75-2019 ）；
29) 《基于文档型非关系型数据库档案数据存储规范》（DA/T82-2019）；
30) 《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》（国档2020年11月）。
1.5、系统架构
1.5.1、总体架构
系统的总体体系架构由基础设施层、数据层、平台层、应用层、展示层、标准规范体系、安全保障体系和运行维护体系等构成。系统总体架构示意图如下所示：
系统总体架构图
1）基础设施层
基础设施层是指网络平台、硬件平台（服务器和存储）和系统软件平台，这是应用系统得以部署和运行的基础条件。支持传统物理架构、虚拟资源池架构和云平台架构的部署；可采用虚拟化技术，部署各类功能服务器，如中间件服务器、数据库服务器、内容存储服务器、缓存服务器等。数据存储可采用分布式存储系统，以支持海量数据的存储。
2）数据层
在物理上包括关系数据库、非结构化电子文件库两部分，在逻辑上分为四个部分：
目录数据库：各种类型档案的条目信息以及索引信息；
全文数据库（非结构化数据库）：馆（室）藏档案数字化加工形成的以及各业务系统中接收的电子文件；馆（室）藏声像档案数字化之后形成的和将来直接接收多媒体电子文件形成的各种格式的音视频档案；
全文索引库：用于全文检索时用的文本索引库、图像索引库等；
系统日志库：各应用系统的公共维护类数据，包括用户权限、操作日志、数据字典、初始化数据、系统配置信息等等。
3）平台层
包括基础服务平台和接口服务平台。基础服务平台主要包括全文检索引擎等平台/工具软件以及格式封装服务、文档安全服务、格式转换服务、分布检索服务、流媒体服务等以Web Service方式提供的各种服务组件。接口服务平台主要为档案系统与其它各类相关系统提供接口服务。
4）应用层
在基础应用服务平台之上搭建的系统核心业务应用，面向专兼职档案人员、档案利用者、赋权审批、系统管理员、系统审计员等角色，覆盖文件收集、档案管理、档案利用、业务审批、系统配置、日志审计等功能。
5）标准规范体系
标准规范体系是信息系统建设的指导方针，也是数据交换和共享的基础。
6）安全保障体系
完善的安全系统是应用系统成功实现的保障，系统安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面。
7）运行维护体系
运行维护体系是保证系统正常运行的基础，包括系统数据备份与容灾、系统集成和数据迁移、系统的工程实施和维护等。
1.5.2、技术架构
翰海博瑞档案产品系统使用前后端分离的技术架构，如下图所示。前端负责展现/交互逻辑，后端负责服务/业务处理，中间通过Web service的JSON数据进行耦合，前端只需要关注页面的样式与动态数据的解析和渲染，而后端专注于具体业务逻辑。
系统技术架构图
前端完成数据展现，通过文件服务器向前端应用（手机、平板和PC）提供用户符合HTML5的界面，完成交互功能，用户在点击过程中，只和后台传递请求获得业务数据，自己完成渲染，页面交互更快，更高效。
后端业务层采用Spring的技术架构，提供了涵盖了JavaEE程序中的表示层，服务层，持久层功能组件等高端特性，完成对档案的“收”、“管”、“存”、“用”的业务处理，并向前端返回数据。
基础服务使用开源和国产相结合的方式，提供OCR、文件转换服务、缓存、连接池、消息队列、全文检索等服务，为业务层解决专门功能需求。
接口平台为使用Web Service规范，对业务系统（OA、ERP...）、用户系统（UM）、门户、智能库房和加密系统（商密、国密），提供数据交换服务。
采用前后端分离的技术架构优势明显：首先，前端通过文件服务器获取了页面后，和后端只是交换数据，减少了后台处理界面的压力，也减少了传输数据量，从而获得了更好的性能；其次，前端界面虽然不同，后端业务是相似的，一套后台服务接口可以支持多种前台展现，能适应互联网发展带来的PC浏览器外的平板、手机等其他终端的支持需求。
1.5.3、功能架构
系统功能架构图
系统功能架构如上图所示，系统功能由平台服务、系统定制、业务管理及档案利用四层组成：
平台服务层
为系统后台提供基础性的组件服务，包括流程服务、安全服务、内容服务以及接口和集成等，如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎、归档接口等，降低项目中各模块之间的耦合，增加项目的可维护性；。
业务定制平台
为系统管理员和高级档案员提供业务定制及系统运行环境的参数设置，包括系统管理、业务定制、用户管理和权限管理等，如全宗管理、档案类型管理、用户机构管理、权限设置等。
业务管理平台
为档案管理人员提供的管理功能，包括档案业务管理、馆务应用、档案工作管控、电子文件管理等，如捕获登记、鉴定处置、收集整编、数据存储与管理、库房管理、档案数据查询、工作考核、等等。
档案利用平台
为用户提供档案资源查询和利用服务，包括档案搜索、电子文件利用、虚拟展厅以及其它相关信息服务。
2、系统运行环境及配置
2.1、软件环境
基于J2EE开发，支持全开源软件充分降低运行成本，支持云部署和大数据平台，支持7*24小时不间断运行。其中：
服务器操作系统支持：Red Hat Enterprise Linux 7.3 x64以上、Windows Server 2012 R2 x64以上、CentOS 7 x64以上、Ubuntu 16.04 LTS x64以上、SUSE 12.0 SP1 x64以上、Oracle Solaris 11.3 x64以上；
服务器数据库支持：MySQL 5.7.17以上、Oracle 11g以上、各类国产数据库
服务器中间件支持：Tomcat 7.0.82以上、JBoss 6.4.0 EAP 以上、Oracle WebLogic Server 12.2.1.2以上、IBM WebSphere 8.5.5.10以上；
客户端操作系统支持：windows7以上版本；
客户端浏览器支持：Mozilla Firefox、MS Internet Explorer 11、Microsoft Edge、Chrome、Safari 9及其它符合html5规范浏览器。
2.2、服务器推荐要求
服务器可以使用虚拟化的方式提供，其中推荐的单个服务器配置：
1）对于X86：
CPU：Intel Xeon V3*2~4颗
内存：32GB~64GB
硬盘：7200转/2T硬盘/系统分区100g/程序分区300g/数据库文件100G/全文检索文件100G/附件文件/1T
2）对于ARM：
CPU：Phytium,FT-2000+ 4~8颗
内存：16GB~32GB
硬盘：7200转/2T硬盘/系统占用 50G/程序占用50G/数据库 预占用100G/全文检索、附件、备份文件/1.5T
集群部署的时各个服务器用途不通，消耗资源特点不同，需要的存储和备份方式不同，需要咨询美络公司售前工程师提供部署方案书。
3、数字档案馆（室）面向主要用户单位
本套电子档案管理系统主要面向用户为：区县级档案馆、省部级单位、中央企业等，实施的成功案例先后有内蒙古自治区水利厅、河北省统计局、内蒙古师范大学、内蒙古赛罕区档案馆、呼和浩特市消防救援支队、北京中医药大学、北京工商大学、北京市怀柔区区委办公室、北京市怀柔区财政局、北京市通州区人民政府办公室等。
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