随着档案事业的不断发展，各个单位档案室的建设得到了很大发展，但依然存在一些不足和弊端，比如智能化、信息化程度不高，管理不够集中等等。近年来从中央和地方对档案室建设的越发重视，2021年中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出了“到2025年，档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化取得实质性进展，形成与新时代中国特色社会主义事业相适应的档案事业发展新局面，为建设档案强国奠定坚实基础。”的目标。由此可见加强基层档案室的建设迫在眉睫。
       根据目前趋势和建设需要，提出开展智慧档案馆（库）一体化综合管理系统平台建设，推动档案工作向数字化转型。该建设方案总体目标以两办《意见》为指导精神，积极开展智慧档案体系建设，开展智能化档案库房建设，最终实现不仅满足把新档案馆（库）建设为标准的、实用的、安全的综合档案馆（库），并在这基础上建立以智慧档案馆库一体化综合管理系统软硬件为重点，以人防、物防、技防“三位一体”的实体档案安全防范体系为基础，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以提供真实、完整、有效的档案信息资源利用为目标的智慧档案馆（库）。
       本方案总体目标：整合档案馆（库）的各项档案信息及设备资源，实现管理人员集中化、统一化、可视化、智能化的档案管理以及操控库房智能设备的功能。在这基础上建立以智慧档案馆库一体化综合管理系统软硬件为重点，以人防、物防、技防“三位一体”的实体档案安全防范体系为基础，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以提供真实、完整、有效的档案信息资源利用为目标的智慧档案馆（库）。

具体目标如下：
1、建设智慧档案馆（库）一体化综合管理系统平台，该系统打破以往“分散建设、自成体系”的传统做法，按照统一平台，统一标准的原则，建成以实体档案存储为基础、库房安全管理为保障、档案信息资源综合利用为目标，面向政府及社会提供全方位、高质量的档案资源服务的智慧化、可视化和一体化的平台。
2、建设以智能密集架系统为主体、以RFID档案管理系统为辅助、以3D虚拟库房为管理手段的三位一体的实体档案管理体系。
3、严格满足档案库房“十防"要求（防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体），建设档案库房环境监控、库房安全防范、杀虫灭毒和气体自动灭火设备，构造统一的监控和安全平台，通过数据采集和网络传输的方式，将各自独立的库房基础设施的运行指标、参数等数据集中存储、查询和监控，打通各项设备和软件信息通道，实现全部数据统一管理。
4、进行可视化管理，在主控室（或管理办公室）建设以监测、操控、数据分析、异常报警为目的的LED大屏系统、在库房门口建设针对库房环境指标的环境监测平台显示屏以及区域控制设备。实现了档案在其生命周期内的全方位、可视化的监管。
5、系统硬件支撑建设，按设计需求配置服务器、控制终端计算机、网络设备、机柜、UPS不间断电源等，突出实用性、易用性、经济性原则。
符合《电子档案移交与接收管理办法》、《电子文件归档与管理实施细则》、《纸质档案数字化成果接收暂行办法》、《数字档案馆数据共享办法》、《数字档案馆应急预案及灾难恢复方案》、《档案局（馆）文书档案文件级目录数据库结构规范》、《档案局（馆）照片类、录音类、录像类档案目录数据库结构规范》、《档案局（馆）纸质、照片、录音、录像、多媒体类档案数字化技术规范》、《档案局（馆）光盘、硬盘管理规范》、《数字档案馆数据接口规范》。
基于国产服务器CPU、操作系统、数据库、中间件部署国产数字档案管理系统软件。
基于国产CPU的桌面PC电脑、扫描仪部署的国产档案数字化加工制作系统软件。